Revenue Management

Overbooking hotel: significato, calcolo ed esempio pratico

Come fare overbooking consapevole in hotel per ottimizzare i ricavi

Il termine overbooking deriva dal settore del trasporto aereo e se per molti consiste in una pratica di revenue management, o una strategia di gestione hotel  per altri invece implica una situazione problematica da gestire, spesso anche a discapito della revenue alberghiera.

In questo articolo vedremo quali sono le cause dell’overbooking hotel e come gestirlo in maniera consapevole, nel rispetto della normativa vigente e per non incorrere in richieste di risarcimento.

Significato overbooking

Il significato del termine overbooking è molto chiaro: deriva dall’inglese e significa sovraprenotazione, esattamente quel che accade quando la nostra struttura alberghiera riceve un numero di prenotazioni superiore rispetto alle reali possibilità che ha di gestirle.

L’overbooking alberghiero può quindi interferire con la gestione dei ricavi di una struttura e andare in una direzione completamente opposta a quella della nostra strategia di Revenue management.

Dal mio punto di vista quindi, la gestione consapevole dell’overbooking è una pratica imprescindibile per chi vuole davvero ottimizzare i ricavi della propria struttura. Ti spiego come farlo.

Cause Overbooking: OTA e tasso di cancellazione

Una delle cause di overbooking alberghiero sono le OTA – Online Travel Agencies. Tante prenotazioni arrivano tramite le OTA, direttamente interessate ad aumentare il numero delle prenotazioni e purtroppo anche all’aumento delle cancellazioni.  Alle OTA interessa il volume di prenotazioni effettuate, non quelle andate a buon fine. Mi spiego meglio.

Le OTA vogliono diventare il punto di riferimento per le prenotazioni di strutture ricettive e guadagnare dalle relative commissioni, ma sanno che devono avere sempre una visione di lungo periodo. Non basta guadagnare (tanto) oggi, bisogna gettare le basi per un predominio futuro. Quindi incoraggiano il più possibile ad effettuare prenotazioni, anche se in realtà non si vuole fare il viaggio. In questo modo possono raccogliere molti dati sulle preferenze di utilizzo e di consumo dei viaggiatori, anche di quelli allo stato pre-potenziale.

In altre parole, le OTA vogliono che il loro sistema venga utilizzato poiché in questo modo il loro sistema cresce, migliora e impara dai “grandi dati”. L’utilizzo di miliardi di persone del loro sito permette di ingaggiare il consumatore anche in un futuro con la speranza di diventare il partner preferito dal viaggiatore in cerca di sistemazioni ricettive.

Questi screenshot gli ho presi dalla OTA sulla cresta dell’onda del momento e fanno capire ancora meglio il significato del paragrafo che ti ho scritto sopra.

Questo sistema così configurato determina tassi di cancellazione spesso vicini al 50%. 

Overbooking hotel normativa e risarcimento

Se si verifica una situazione di overbooking, sia essa generata dalle OTA o meno, come comportarsi per essere in regola con la normativa vigente e con le eventuali richieste di risarcimento?

la legge è chiara su questo tema: una prenotazione funge da vero e proprio contratto di acquisto tra l’hotel e l’ospite pertanto, al suo arrivo , bisognerà fornire la sistemazione prenotata o in mancanza d’essa, la miglior sistemazione possibile.

In realtà però, ci sono delle ambiguità anche in tal senso, ben riassunte in questo articolo di Maddalena Duccheschi.

Come gestire l’overbooking

Il mercato è questo e nessuno potrà cambiarlo o modificarlo, possiamo solo adattarci. Per adattarci dobbiamo saper gestire l’Overbooking.

Non è una politica per tutti i gusti, bisogna essere aggressivi spregiudicati e saper accettare delle perdite o dei complain, ma se lo farete in modo sistematico a fine anno vi potrete togliere delle belle soddisfazioni.

Ho fatto un video che trovi anche in alto oppure sul canale YouTube. Spero che sia chiaro e ce ti sia utile. E come sempre se hai domande risponderò personalmente, ai commenti più sotto!

PS. Le strutture che hanno cominciato a fare overbooking consapevole hanno ricavi superiori del 7-10%.

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Edoardo Caldari

Esperto di Revenue Management in generale, con una grande passione per la creazione di algoritmi di Revenue Management e di Forecasting. Laureato in economia e specializzato in Economia per il turismo alla Cà Foscari di Venezia con 110 con lode. CEO di HotelPro360 un'azienda innovativa per aiutare le piccole aziende turistiche ad ottenere il massimo delle performance.

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2 Comments

  1. Ciao Edoardo,
    grazie mille per i tuoi interessantissimi contenuti.

    Stavo riguardando quello relativo agli overbooking e mi è venuto un dubbio. Quando parli di considerare gli arrivi dello storico, il dato che si ottiene è relativo agli arrivi al netto delle cancellazioni riportate a fianco per cui la media la devo fare sommando gli arrivi alle cancellazioni e no-show? Nel tuo esempio nell’anno 1 avrò 3 canc/no show su 13 arrivi previsti, corretto?

    Grazie mille e buon tutto,
    Maura

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